AI Policy w rekrutacji – jak ustalić zasady korzystania z AI przez kandydatów?

Kandydat może korzystać z narzędzi generatywnych na różnych etapach rekrutacji. Mogą one wspierać go przy poprawianiu CV, przygotowaniu do rozmowy, analizie danych w zadaniu rekrutacyjnym czy nawet podczas samego spotkania.

To, co jest dopuszczalne przy przygotowywaniu dokumentów aplikacyjnych, niekoniecznie sprawdzi się podczas testu wiedzy lub rozmowy kwalifikacyjnej. Dlatego firma powinna ustalić zasady korzystania z AI z uwzględnieniem tego, jakie umiejętności chce ocenić i jaką rolę technologia może odegrać w wykonaniu zadania.

AI Policy w rekrutacji – najważniejsze w skrócie

• Zasady korzystania z AI powinny być dostosowane do celu danego etapu rekrutacji.
• Narzędzia generatywne można dopuścić, jeśli nie wyręczają kandydata w prezentowaniu sprawdzanych umiejętności.
• Przy zadaniach ocenianych przez rekrutera warto określić, kiedy kandydat ma poinformować o wykorzystaniu AI.
• Firma może określić, w jakim zakresie AI jest dopuszczalna na danym etapie, a przy zadaniach sprawdzających samodzielną pracę wyłączyć określone formy wsparcia.
• Kandydat powinien poznać obowiązujące zasady przed rozpoczęciem testu, zadania lub rozmowy.
• Podejrzenie wykorzystania niedozwolonej pomocy AI wymaga weryfikacji. Samo w sobie nie dowodzi naruszenia zasad.

Czym jest AI Policy dla kandydatów?

AI Policy dla kandydatów to zbiór zasad korzystania z generatywnej sztucznej inteligencji podczas rekrutacji. Określa, kiedy można używać takich narzędzi, jakie ograniczenia obowiązują oraz w jakich sytuacjach trzeba poinformować rekrutera o wykorzystaniu AI. Obejmuje również zasady samodzielnego wykonywania zadań i ochrony poufnych informacji. Nie trzeba od razu tworzyć rozbudowanego regulaminu. W wielu przypadkach wystarczy krótka instrukcja przekazana kandydatowi przed testem, zadaniem lub rozmową.

Czy AI Act wymaga AI Policy dla kandydatów?

AI Act nie nakłada na pracodawców obowiązku tworzenia osobnej polityki określającej, w jaki sposób kandydaci mogą korzystać z AI podczas rekrutacji. Opisywana w tym artykule AI Policy to wewnętrzne zasady ustalane przez firmę, a nie dokument wymagany przez unijne rozporządzenie. Inaczej wygląda sytuacja, gdy to pracodawca wykorzystuje sztuczną inteligencję do oceny kandydatów. Systemy służące m.in. do analizowania CV, filtrowania zgłoszeń czy oceniania kandydatów zostały wymienione w załączniku III AI Act jako zastosowania, które co do zasady podlegają przepisom dotyczącym systemów wysokiego ryzyka. Po zmianach wprowadzonych w 2026 r. szczególne wymagania dla tych systemów zaczną być stosowane 2 grudnia 2027 r.

Nie oznacza to jednak, że do tego czasu pracodawcy nie mają żadnych obowiązków związanych z AI. Część przepisów już obowiązuje. Przykładowo, jeśli firma korzysta z chatbota AI do komunikacji z kandydatami, może być zobowiązana do poinformowania ich, że rozmawiają z systemem, a nie z człowiekiem. To jednak odrębna kwestia od zasad korzystania z AI przez samych kandydatów.

Jak zdecydować, czy kandydat może korzystać z AI?

Wszystko zależy od tego, co firma zamierza ocenić. Jeśli szuka specjalisty, który na co dzień będzie pracował z narzędziami AI, wykorzystanie ich podczas zadania rekrutacyjnego może być wręcz wskazane. Rekruter zobaczy wtedy, jak kandydat formułuje polecenia, analizuje wyniki i sprawdza poprawność odpowiedzi.

Inaczej wygląda test, którego celem jest sprawdzenie samodzielnej wiedzy lub rozumowania. Gotowe podpowiedzi mogą wówczas utrudnić ocenę rzeczywistych umiejętności kandydata. Kluczowe jest więc to, czy mimo pomocy AI rekruter nadal może rzetelnie ocenić sprawdzaną kompetencję.

Jak ocenić, czy użycie AI jest dopuszczalne na danym etapie?

Przy każdym zadaniu rekrutacyjnym warto odpowiedzieć na trzy pytania. Pozwolą ustalić, czy kandydat może korzystać z AI bez wpływu na wiarygodność oceny jego umiejętności.

Pytanie	Jeśli tak	Jeśli nie
Czy umiejętność korzystania z AI jest częścią ocenianej kompetencji?	Dopuść narzędzie i oceniaj także sposób jego wykorzystania	Sprawdź, czy narzędzie wykonuje za kandydata czynność, która ma być oceniona
Czy narzędzie wykonuje czynność, którą kandydat ma wykonać sam?	Oceń, czy mimo tego nadal można wiarygodnie sprawdzić kompetencję	Użycie może pozostać dozwolone
Czy po ujawnieniu zakresu pomocy wynik nadal pozwala ocenić kompetencję?	Dopuść wsparcie pod warunkiem jego ujawnienia	Wyłącz takie wsparcie na tym etapie

Na tej podstawie firma może dopuścić korzystanie z AI bez dodatkowych warunków, wymagać ujawnienia zakresu jej wykorzystania albo zabronić takiego wsparcia przy określonym zadaniu. To wewnętrzny sposób organizacji rekrutacji, a nie podział narzucony przez przepisy.

Jakie zasady ustalić na kolejnych etapach rekrutacji?

Inne zasady mogą obowiązywać przy pisaniu CV, inne podczas wykonywania zadania rekrutacyjnego, a jeszcze inne w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Poniżej przykłady, jak można je ustalić.

CV i formularz aplikacyjny

Kandydat może skorzystać z AI, żeby poprawić język CV, uporządkować doświadczenie zawodowe lub skrócić zbyt długie opisy obowiązków. Ważne, żeby przedstawione informacje były prawdziwe. Narzędzie może pomóc je lepiej zaprezentować, ale nie powinno dopisywać nieposiadanych kwalifikacji, osiągnięć czy zakresu odpowiedzialności.

Osobną kwestią są narzędzia typu auto-apply, które automatycznie wyszukują oferty pracy i wysyłają zgłoszenia w imieniu kandydata. Tutaj warto ustalić, czy firma akceptuje automatycznie składane aplikacje i jak zamierza weryfikować informacje przekazane w ten sposób.

Przygotowanie do rozmowy

Przygotowanie do rozmowy z pomocą AI może obejmować analizę informacji o firmie, ćwiczenie odpowiedzi czy opracowanie pytań do rekrutera. Takie wykorzystanie technologii można traktować podobnie jak korzystanie z poradników lub materiałów szkoleniowych.

Więcej wątpliwości budzą podpowiedzi generowane na bieżąco podczas spotkania. Jeżeli rekruter sprawdza samodzielną wiedzę i sposób myślenia, takie wsparcie może zniekształcić wynik oceny. Kandydat powinien więc wcześniej wiedzieć, czy podczas rozmowy wolno mu korzystać z asystenta AI.

Zadanie rekrutacyjne, test i live case

Przed przekazaniem zadania firma powinna określić, z jakich narzędzi i materiałów wolno korzystać. Dotyczy to nie tylko AI, ale też internetu, dokumentacji, własnych notatek czy gotowych szablonów. Przykładowo, przy zadaniu programistycznym można pozwolić na korzystanie z asystenta AI, a następnie poprosić kandydata o wyjaśnienie przygotowanego kodu. Przy teście samodzielnego rozumowania zasady mogą być bardziej restrykcyjne.

Jeżeli AI jest dozwolona, trzeba też ustalić, czy kandydat ma opisać, do czego jej użył. Gdy oceniana jest sama umiejętność pracy z technologią, znaczenie ma zarówno końcowy wynik, jak i sposób dojścia do rozwiązania. Właśnie dlatego sprawdzanie kompetencji AI kandydata warto zaplanować już na etapie przygotowywania zadania.

Rozmowa rekrutacyjna

W zasadach dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej najlepiej wskazać konkretne ograniczenia. Ogólny zakaz korzystania z AI może być zbyt szeroki, szczególnie gdy kandydat potrzebuje technologii wspierających komunikację lub dostępność.

Przykładowy zapis do AI Policy:„Podczas części rozmowy, w której sprawdzamy samodzielną wiedzę i umiejętności, kandydat nie korzysta z narzędzi AI generujących odpowiedzi na zadawane pytania”. Dzięki temu wiadomo, czego dotyczy ograniczenie, bez wprowadzania ogólnego zakazu korzystania z technologii.

Kiedy kandydat powinien ujawnić wykorzystanie narzędzi generatywnych?

Informacja „korzystałem z AI” niewiele mówi o samym sposobie wykonania zadania. Kandydat mógł jedynie poprawić błędy językowe albo wygenerować znaczną część ocenianej pracy. W przypadku CV szczegółowe opisywanie korekty językowej zwykle nie jest potrzebne. Przy analizie biznesowej, kodzie czy prezentacji przygotowanej na potrzeby rekrutacji zakres wsparcia może już mieć znaczenie dla oceny. Dlatego warto poprosić kandydata o krótkie wyjaśnienie, w czym pomogła mu technologia, a które elementy opracował samodzielnie.

Jak opisać zakres wykorzystania AI?

Samo stwierdzenie „korzystałem z AI” to za mało, szczególnie przy zadaniach ocenianych przez rekrutera. Kandydat powinien wskazać, w czym pomogło mu narzędzie, a co przygotował samodzielnie.

Co warto wskazać?	Przykład
Do czego użyto narzędzia?	przygotowanie pierwszej struktury analizy
Na jakim etapie?	przed opracowaniem wersji końcowej
Jaki był zakres pomocy?	propozycja kategorii i wstępne podsumowanie
Co zrobił kandydat?	zweryfikował informacje i przygotował własną rekomendację

Pełna historia rozmowy z narzędziem AI zwykle nie jest potrzebna do oceny pracy. Jeżeli kandydat potrafi wyjaśnić, jak wykorzystał technologię, uzasadnić swoje decyzje i omówić przygotowane rozwiązanie, krótki opis zastosowanego wsparcia może być wystarczający.

Jak chronić dane i poufne materiały?

Zadania rekrutacyjne czasami zawierają dane sprzedażowe, fragmenty kodu, dokumenty wewnętrzne lub informacje dotyczące klientów. Kandydat, który chce przeanalizować takie materiały z pomocą sztucznej inteligencji , musi wiedzieć, czy firma na to pozwala. Dlatego w AI Policy warto określić, jakie informacje można przekazywać do zewnętrznych narzędzi, a jakich danych nie wolno w nich umieszczać. Zasady powinny również wskazywać, czy organizacja dopuszcza korzystanie z konkretnych, zatwierdzonych rozwiązań.

Przykładowa zasada: Nie wprowadzaj danych osobowych ani poufnych materiałów przekazanych przez firmę do zewnętrznych narzędzi AI, chyba że organizacja wskaże zatwierdzone rozwiązanie i dopuszczalny zakres jego wykorzystania.

Jak uwzględnić dostępność kandydatów?

Niektórzy kandydaci korzystają z AI do tłumaczenia wypowiedzi lub ułatwienia komunikacji, na przykład ze względu na niepełnosprawność. Nie należy traktować takiej pomocy tak samo jak generowania odpowiedzi na pytania rekrutera. W zasadach warto więc przewidzieć możliwość korzystania z narzędzi wspierających dostępność.

Co zrobić w przypadku podejrzenia naruszenia AI Policy?

Wynik detektora AI może być jednym z sygnałów do dalszego sprawdzenia, ale sam nie pozwala wiarygodnie ustalić, jak powstała odpowiedź. W razie wątpliwości lepiej poprosić kandydata o wyjaśnienie sposobu pracy lub ponownie sprawdzić daną kompetencję w jasno określonych warunkach.

1. Sprawdź, czy zasada była znana wcześniej. Kandydat powinien wiedzieć przed rozpoczęciem etapu, jakie formy wsparcia są dopuszczalne.
2. Oceń podstawę podejrzenia. Sam styl tekstu, nietypowo dobra odpowiedź lub wynik narzędzia wykrywającego treści generowane nie przesądzają jeszcze o sposobie powstania materiału.
3. Poproś o wyjaśnienie. Kandydat może opisać sposób pracy, uzasadnić decyzje albo wyjaśnić przedstawione rozwiązanie.
4. W razie potrzeby sprawdź kompetencję ponownie. Można wykorzystać dodatkowe pytanie albo krótsze zadanie wykonane w jasno określonych warunkach.
5. Dopasuj decyzję do znaczenia naruszenia. Jeżeli niedozwolone wsparcie sprawiło, że nie można wiarygodnie ocenić kompetencji, firma może zdecydować o jej ponownym sprawdzeniu albo zakończeniu udziału kandydata w procesie, z uwzględnieniem wcześniej przekazanych zasad i wymogu równego traktowania.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której kandydat świadomie przypisał sobie nieposiadane kwalifikacje, nieprawdziwe osiągnięcia lub cudzą pracę. To już kwestia podawania nieprawdziwych informacji, a nie tylko naruszenia zasad korzystania z AI.

Wzór AI Policy dla kandydatów

Jak AI Power Recruiter pomaga uporządkować proces?

Nawet dobrze przygotowana AI Policy niewiele pomoże, jeżeli rekruterzy nie będą stosować jej podczas oceny kandydatów. Dlatego zasady warto uwzględnić już przy przygotowywaniu formularzy, zadań i kryteriów oceny.

AI Power Recruiter pozwala przygotowywać formularze aplikacyjne i dodatkowe zadania dla kandydatów, definiować wymagania oraz przypisywać im odpowiednie wagi. Informacje z poszczególnych etapów trafiają do profilu kandydata, dzięki czemu rekruter ma w jednym miejscu dane potrzebne do przeprowadzenia oceny według ustalonych kryteriów. System nie służy do wykrywania odpowiedzi wygenerowanych przez AI. Może natomiast pomóc zorganizować proces rekrutacyjny, w którym zasady oceny zostały określone wcześniej i są stosowane konsekwentnie.

Checklista HR przed wdrożeniem AI Policy

Zanim przekażesz AI Policy kandydatom, sprawdź, czy nie brakuje w niej ważnych ustaleń. Przygotowaliśmy checklistę HR, która pomoże Ci przejrzeć zasady dla poszczególnych etapów rekrutacji, wymagania dotyczące ujawniania użycia AI i sposób postępowania w przypadku naruszeń.

Jasne zasady są ważniejsze niż ogólny zakaz

Najgorszy moment na ustalanie zasad korzystania z AI to chwila, w której pojawiają się wątpliwości dotyczące pracy kandydata. Bez wcześniejszych ustaleń trudno rozstrzygnąć, jakie wsparcie było dopuszczalne i czy doszło do naruszenia reguł. Dobrze przygotowana AI Policy daje obu stronom jasność jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji. Kandydat wie, z jakich narzędzi może korzystać, a rekruter ma konkretne zasady, do których może się odwołać podczas oceny.