Property Manager może odpowiadać za jeden biurowiec, kilka magazynów albo kilka budynków mieszkaniowych. Zakres pracy zmienia się wraz z rodzajem i liczbą obiektów, budżetem oraz liczbą najemców, wykonawców i innych osób zaangażowanych w ich funkcjonowanie.
Dlatego przed oceną CV trzeba najpierw ustalić, za jakie obiekty, procesy i decyzje będzie odpowiadać zatrudniona osoba. Dopiero wtedy można sprawdzić, czy wcześniejsze doświadczenie kandydata rzeczywiście pasuje do stanowiska.
Zanim ocenisz kandydata, ustal zakres stanowiska
Zakres pracy Property Managera często łączy się z zadaniami innych osób zaangażowanych w obsługę nieruchomości. Facility Manager skupia się głównie na technicznym funkcjonowaniu obiektu, a Asset Manager na strategii, wartości i wyniku inwestycyjnym nieruchomości. Leasing Specialist odpowiada za komercjalizację i proces najmu, natomiast administrator wspiera bieżącą obsługę administracyjną.
W praktyce granice między tymi rolami zależą od organizacji. Podczas rekrutacji sprawdź nie tylko nazwę poprzedniego stanowiska. Ważniejsze są zadania wykonywane samodzielnie i decyzje, za które kandydat odpowiadał.
Typ nieruchomości zmienia profil kandydata
Doświadczenie zdobyte przy jednym rodzaju nieruchomości nie zawsze można przenieść wprost do innego segmentu. Inaczej wygląda praca przy biurowcu, inaczej przy magazynie, a jeszcze inaczej przy budynkach mieszkaniowych.
| Typ nieruchomości | Co szczególnie sprawdzić u kandydata |
|---|---|
| Biurowa | relacje z najemcami, budżet, jakość usług, standard obiektu |
| Magazynowa | infrastruktura, współpraca z serwisami technicznymi, wykonawcy |
| Handlowa | bieżące funkcjonowanie obiektu, koszty, dostawcy usług, najemcy |
| Mieszkaniowa / Private Rented Sector (PRS – sektor profesjonalnego najmu mieszkań) | obsługa mieszkańców i najemców, koszty, stan obiektów |
| Wspólnoty mieszkaniowe | administracja, remonty, współpraca z właścicielami lokali i organami wspólnoty |
Nie oznacza to, że kandydat musi pochodzić dokładnie z tego samego segmentu. Powinien jednak potrafić wskazać, które wcześniejsze doświadczenia wykorzysta od razu, a które obszary będą dla niego nowe.
Co naprawdę oznacza „zarządzałem nieruchomością” w CV?
Takie sformułowanie może oznaczać bardzo różny poziom odpowiedzialności. Jedna osoba mogła prowadzić większość spraw dotyczących obiektu. Inna przede wszystkim koordynowała działania wykonywane przez dostawców lub inne zespoły. Dlatego podczas rozmowy lepiej przejść przez konkretne obszary niż pytać ogólnie o „doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami”.
„Pracowałem z budżetem” – co kandydat robił naprawdę?
Praca z budżetem może obejmować zarówno bieżące koszty utrzymania nieruchomości, jak i większe wydatki inwestycyjne. W branży określa się je najczęściej jako OPEX (Operating Expenditure) i CAPEX (Capital Expenditure). Sama znajomość tych pojęć nie pokazuje jednak poziomu odpowiedzialności kandydata.
Podczas rozmowy ustal:
- czy kandydat przygotowywał budżet, czy tylko dostarczał dane,
- czy analizował wykonanie i odchylenia od planu,
- za jakie koszty odpowiadał,
- jakie wydatki mógł zatwierdzać,
- jak reagował na przekroczenia.
Można zapytać: „Proszę podać przykład odchylenia od budżetu, które Pan/Pani zidentyfikował/a. Z czego wynikało i jakie działania zostały podjęte?”
Przy stanowiskach z większym zakresem odpowiedzialności sprawdź również, czy kandydat rozumie, jak decyzje operacyjne i poziom kosztów wpływają na wynik finansowy nieruchomości. To pokazuje, czy potrafi patrzeć na swoją pracę także z perspektywy biznesowej.
„Obsługiwałem najemców” – jaki był poziom samodzielności?
Kontakt z najemcami może oznaczać zarówno przekazywanie zgłoszeń dalej, jak i samodzielne prowadzenie problemu od momentu zgłoszenia do jego rozwiązania. Poproś kandydata o konkretną sytuację. Ustal, kto podejmował decyzję, kontaktował się z wykonawcami i odpowiadał za komunikację z najemcą. Sprawdź również, kiedy potrzebna była zgoda właściciela lub przełożonego.
„Nadzorowałem wykonawców” – co obejmował nadzór?
Kandydat mógł jedynie kontaktować się z wybraną już firmą albo odpowiadać także za porównanie ofert, wybór dostawcy, negocjacje, kontrolę jakości i rozliczenie usługi. Dobrym pytaniem będzie: „Proszę opisać usługę lub kontrakt, za który odpowiadał/a Pan/Pani od początku do końca. Co należało bezpośrednio do Pana/Pani?”
Umowy, rozliczenia i należności – kiedy je sprawdzać?
Nie każdy Property Manager odpowiada za wszystkie rozliczenia czy zapisy umów najmu. Jeżeli takie zadania należą do stanowiska, sprawdź doświadczenie z:
- rozliczaniem service charge, czyli opłat eksploatacyjnych,
- administracją umowami najmu,
- indeksacją czynszów zgodnie z zapisami umów,
- monitorowaniem należności,
- kontrolą zabezpieczeń umów najmu,
- współpracą z działem finansowym lub księgowością.
Mechanizm indeksacji wynika z konkretnej umowy. Może wykorzystywać m.in. HICP (Harmonised Index of Consumer Prices – zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych). Jeżeli stanowisko obejmuje administrację zabezpieczeniami, sprawdź również, czy kandydat monitorował np. ważność gwarancji bankowych lub wysokość kaucji.
Zamiast pytać o znajomość samych terminów, lepiej zapytać: „Za które elementy rozliczeń i administracji umowami odpowiadał/a Pan/Pani samodzielnie, a które prowadził inny dział?”
Jak sprawdzić warsztat analityczny i administracyjny Property Managera?
Duża część codziennej pracy opiera się na danych, dokumentacji, kosztach i terminach. Dlatego doświadczenia kandydata nie należy oceniać wyłącznie przez pryzmat relacji z najemcami i wykonawcami.
W zależności od stanowiska sprawdź doświadczenie w:
- analizowaniu kosztów i odchyleń od budżetu,
- pracy z arkuszami kalkulacyjnymi,
- przygotowywaniu raportów,
- pracy z umowami i dokumentacją dotyczącą obiektu,
- kontrolowaniu terminów i zadań,
- monitorowaniu zgłoszeń,
- nadzorowaniu realizacji usług,
- porządkowaniu danych o kosztach, najemcach i wykonawcach,
- korzystaniu z narzędzi wspierających zarządzanie nieruchomościami.
Znajomość konkretnego programu nie musi przesądzać o dopasowaniu kandydata. Ważniejsze jest zrozumienie procesu, sprawna praca z danymi i umiejętność wdrożenia się w narzędzia używane przez organizację.
Dobrym pytaniem będzie: „Proszę podać przykład raportu lub analizy, na podstawie których podjął/podjęła Pan/Pani konkretne działanie dotyczące nieruchomości.”
Jakie dodatkowe doświadczenie może mieć znaczenie?
Nie wszystkie kompetencje powinny być wymagane od każdego Property Managera. Ich znaczenie zależy od rodzaju nieruchomości i zakresu stanowiska. Jeżeli rola obejmuje pracę z umowami najmu, sprawdź doświadczenie z service charge, czyli kosztami eksploatacyjnymi. Znaczenie może mieć też indeksacja czynszów, monitorowanie należności oraz zabezpieczeń umów, np. kaucji i gwarancji bankowych.
Przy części nieruchomości ważne może być również doświadczenie w działaniach ESG (Environmental, Social and Governance – kwestie środowiskowe, społeczne i związane z ładem organizacyjnym). Może ono obejmować np. monitorowanie zużycia mediów lub działania poprawiające efektywność energetyczną. Dodatkowym atutem bywa doświadczenie przy obiektach związanych ze standardami BREEAM, LEED lub WELL.
KOB (Książka Obiektu Budowlanego) może mieć znaczenie przy stanowiskach związanych z dokumentacją obiektu. BMS (Building Management System – system zarządzania automatyką budynkową) warto uwzględnić wtedy, gdy rola obejmuje także obszar techniczny.
Zadanie rekrutacyjne: kandydat przejmuje budynek
Rozmowa o dotychczasowych obowiązkach pokazuje doświadczenie. Krótkie zadanie sytuacyjne pozwala dodatkowo sprawdzić, jak kandydat analizuje nową sytuację i ustala priorytety.
Załóżmy, że kandydat przejmuje budynek biurowy, w którym:
- koszty operacyjne są 9% powyżej planu,
- umowa z firmą ochroniarską wygasa za 6 tygodni,
- dwóch najemców regularnie zgłasza problemy z jakością usług,
- część dokumentacji wymaga sprawdzenia,
- na kolejny kwartał zaplanowano modernizację,
- w ostatnim miesiącu trzykrotnie zgłoszono zastrzeżenia do jakości sprzątania.
Zadaj pytanie: „Jakich informacji potrzebujesz w pierwszym tygodniu po przejęciu nieruchomości? Co sprawdzisz przed zaproponowaniem zmian?”
Nie chodzi o jedną prawidłową odpowiedź. Sprawdź, czy kandydat:
- diagnozuje problem, zanim zaproponuje rozwiązanie,
- szuka źródła przekroczenia budżetu, a nie od razu ogranicza wydatki,
- weryfikuje dokumentację i umowy,
- sprawdza zakres i jakość usług wykonawców,
- ustala źródło problemów zgłaszanych przez najemców,
- rozpoznaje sprawy wymagające szybkiej reakcji,
- potrafi ustalić kolejność działań.
Dobra odpowiedź nie powinna zaczynać się od natychmiastowej wymiany wykonawcy albo cięcia kosztów. Kandydat powinien najpierw ustalić przyczyny problemów i zebrać dane potrzebne do podjęcia decyzji. Takie kryteria można wcześniej zdefiniować w profilu rekrutacji. W AI Power Recruiter można nadać im różne wagi, np. większe znaczenie przypisać doświadczeniu z określonym rodzajem nieruchomości, pracy z budżetem albo samodzielnemu prowadzeniu spraw najemców.
Jak przełożyć zakres stanowiska na wymagania w ogłoszeniu?
Ogólne wymagania są łatwe do napisania, ale trudne do późniejszej oceny. Lepiej formułować je tak, aby podczas rekrutacji można było sprawdzić konkretne doświadczenie.
| Ogólny zapis | Precyzyjniejszy zapis |
|---|---|
| doświadczenie w nieruchomościach | doświadczenie w zarządzaniu określonym typem nieruchomości |
| znajomość budżetowania | doświadczenie w przygotowaniu lub kontroli budżetu i analizie odchyleń |
| komunikatywność | doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu spraw najemców |
| współpraca z dostawcami | doświadczenie w nadzorze nad jakością usług lub wyborze wykonawców |
| samodzielność | podejmowanie decyzji w jasno określonym zakresie |
| umiejętności analityczne | praca z kosztami, raportami i danymi operacyjnymi |
| znajomość narzędzi | praktyczna obsługa procesów i danych w narzędziach używanych przez organizację |
| znajomość umów najmu | doświadczenie z rozliczeniami, indeksacją lub zabezpieczeniami – jeśli należą do stanowiska |
| ESG | doświadczenie w konkretnych działaniach ESG wymaganych przy danej nieruchomości |
Po ustaleniu zakresu odpowiedzialności i najważniejszych wymagań można przełożyć je na treść ogłoszenia. Poniższy przykład pokazuje, jak opisać stanowisko Property Managera w sposób konkretny i zrozumiały dla kandydatów.