Agent nieruchomości pracuje z ofertami oraz klientami uczestniczącymi w sprzedaży, zakupie, wynajmie lub najmie nieruchomości. W zależności od modelu biura może pozyskiwać właścicieli i oferty do pośrednictwa, przygotowywać nieruchomości do sprzedaży, prowadzić prezentacje oraz uczestniczyć w negocjacjach i dalszych etapach transakcji.
Dla rekrutera najważniejsze jest ustalenie, za jaki fragment tej pracy ma odpowiadać nowa osoba. Trzeba określić, czy agent sam pozyskuje oferty, czy pracuje na kontaktach dostarczanych przez biuro, z kim prowadzi rozmowy i po czym będzie oceniany jego wynik.
Agent nieruchomości czy pośrednik – co mówi nazwa stanowiska?
W ogłoszeniach można spotkać zarówno agenta nieruchomości, jak i pośrednika w obrocie nieruchomościami. W publicznym opisie zawodu pośrednika „agent nieruchomości” występuje jako jedna z nazw związanych z tym zawodem. Nie oznacza to jednak, że każda osoba z takim tytułem wykonywała identyczne zadania. Jedna mogła samodzielnie pozyskiwać właścicieli i prowadzić nieruchomość przez kolejne etapy. Inna odpowiadała przede wszystkim za prezentacje albo kontakt z osobami zainteresowanymi ofertą.
Dlatego podczas analizy CV warto od razu ustalić:
- skąd kandydat pozyskiwał oferty,
- czy sam rozpoczynał współpracę z właścicielami,
- z którymi klientami pracował,
- jakie etapy prowadził samodzielnie,
- kiedy angażował inne osoby,
- za jaki rezultat odpowiadał.
Nazwa stanowiska jest punktem wyjścia. Dopiero zakres wykonywanych zadań pokazuje rzeczywiste doświadczenie kandydata.
Pozyskanie oferty zaczyna się od właściciela
W wielu modelach pracy agent nie zaczyna od osoby szukającej mieszkania. Najpierw potrzebna jest nieruchomość, którą biuro może prowadzić. Pozyskiwanie ofert należy do zadań wskazywanych w publicznym opisie zawodu pośrednika. Nie oznacza to jednak, że każdy agent sam zdobywa wszystkie kontakty i samodzielnie prowadzi cały etap pozyskania.
Skąd bierze się kontakt?
Agent może pracować na:
- własnych działaniach,
- poleceniach,
- wcześniejszej bazie,
- kontaktach przekazywanych przez biuro,
- zapytaniach generowanych przez marketing,
- kilku źródłach jednocześnie.
Przed rozpoczęciem rekrutacji należy precyzyjnie określić model pracy nowego agenta. Kluczowe jest ustalenie, czy ma on samodzielnie pozyskiwać oferty, czy obsługiwać kontakty dostarczane przez biuro.
Podczas rozmowy warto sprawdzić:
- skąd brały się kontakty do właścicieli,
- kto inicjował pierwszą rozmowę,
- jaki był jej cel,
- jak kandydat przygotowywał się do kontaktu,
- do czego chciał doprowadzić,
- co robił, gdy właściciel nie chciał kontynuować rozmowy.
Samo stwierdzenie „pozyskiwałem oferty” może oznaczać zarówno samodzielne rozpoczęcie współpracy, jak i wykonanie tylko jednego z wcześniejszych działań.
Co agent ustala z właścicielem?
Przed rozpoczęciem prowadzenia oferty potrzebne są podstawowe informacje o nieruchomości oraz sytuacji osoby, która chce ją sprzedać lub wynająć.
Rozmowa może dotyczyć m.in.:
- rodzaju nieruchomości,
- lokalizacji,
- powierzchni i układu,
- sposobu użytkowania,
- stanu nieruchomości,
- oczekiwań właściciela,
- planowanego terminu transakcji,
- dotychczasowych działań związanych ze sprzedażą lub wynajmem.
Nie chodzi o realizowanie identycznej listy podczas każdego spotkania. W rekrutacji ważniejsze jest to, czy kandydat potrafi rozpoznać jakich informacji potrzebuje, aby zaplanować kolejny krok.
Kiedy kontakt staje się ofertą do prowadzenia?
Rozmowa z właścicielem nie oznacza jeszcze rozpoczęcia pośrednictwa. Trzeba ustalić zasady współpracy i wykonać czynności przewidziane w konkretnym modelu biura. Zakres czynności pośrednictwa określa umowa pośrednictwa. Zgodnie z ustawą wymaga ona formy pisemnej albo elektronicznej pod rygorem nieważności. Dla rekrutera nie jest jednak najważniejsze sprawdzanie znajomości brzmienia przepisów. Więcej mówi odpowiedź na pytanie: Jaki był udział kandydata w rozpoczęciu współpracy z właścicielem?
Warto ustalić, czy kandydat:
- prowadził spotkanie,
- przedstawiał sposób współpracy,
- zbierał informacje potrzebne do dalszych działań,
- uczestniczył w ustalaniu warunków,
- wykonywał czynności samodzielnie czy wspólnie z inną osobą.
Czy model współpracy z właścicielem ma znaczenie?
Biura mogą organizować współpracę w różny sposób. Umowa może przewidywać wyłączność dla jednego pośrednika albo umożliwiać właścicielowi równoległą współpracę z innymi podmiotami. Nie trzeba zamieniać tego w osobny test z wiedzy prawnej. W rekrutacji warto natomiast ustalić, w jakim modelu kandydat wcześniej pracował i jak wpływało to na sposób prowadzenia powierzonych ofert.
Od oględzin do publikacji – przygotowanie nieruchomości
Po rozpoczęciu współpracy trzeba zebrać informacje potrzebne do przygotowania oferty. Na tym etapie zakres pracy agenta może już bardzo wyraźnie różnić się między biurami. Jedna osoba wykonuje większość czynności samodzielnie. Inna współpracuje z administracją, fotografem, marketingiem albo osobą odpowiedzialną za kwestie formalne.
Informacje i dokumenty
Publiczny opis zawodu pośrednika obejmuje m.in. oględziny nieruchomości, przygotowanie jej opisu oraz sprawdzanie informacji związanych z prowadzoną ofertą. Nie oznacza to jednak, że cały ten zakres trzeba automatycznie przepisać do każdego ogłoszenia dla agenta.
Przed rekrutacją warto ustalić:
- jakie informacje agent zbiera samodzielnie,
- jakie dokumenty powinien rozpoznawać,
- co ma sprawdzić przed publikacją oferty,
- które kwestie przekazuje dalej,
- kiedy potrzebne jest wsparcie osoby z bardziej specjalistyczną wiedzą.
Dzięki temu zamiast ogólnego wymagania „znajomość dokumentacji nieruchomości” można określić konkretny poziom wiedzy potrzebny na stanowisku.
Opis, zdjęcia i materiały
Agent może odpowiadać za zebranie parametrów, przygotowanie opisu, organizację zdjęć i skompletowanie materiałów potrzebnych do publikacji. Nie oznacza to, że musi być jednocześnie fotografem, copywriterem i specjalistą marketingu. Jeżeli część zadań wykonują inne osoby, trzeba uwzględnić to również w profilu kandydata.
Podczas rekrutacji można natomiast sprawdzić, czy potrafi:
- wybrać informacje istotne dla potencjalnego klienta,
- poprawnie opisać nieruchomość,
- oddzielić fakty od marketingowych określeń,
- zauważyć brakujące dane,
- przygotować komplet informacji potrzebnych do dalszego prowadzenia oferty.
Publikacja i aktualność
Oferta może trafiać na stronę biura, portale nieruchomości i inne kanały wykorzystywane przez firmę. Agent może publikować ją sam albo korzystać z systemu i wsparcia innych osób. Dla rekrutera ważny jest również sposób dbania o aktualność oferty. Warto sprawdzić, jak kandydat pracował ze zmianami ceny, statusu lub innych informacji, które mogły mieć znaczenie dla zainteresowanych klientów.
Druga strona procesu: kupujący lub najemca
Po stronie oferty znajduje się właściciel. Po drugiej stronie może pojawić się osoba zainteresowana zakupem lub najmem nieruchomości. Agent może obsługiwać klientów reagujących na konkretną ofertę albo dobierać dla nich inne nieruchomości. Wyszukiwanie i prezentowanie ofert również należy do zadań pojawiających się w publicznym opisie zawodu pośrednika.
Rozpoznanie potrzeb
Przed przedstawieniem propozycji znaczenie mogą mieć:
- lokalizacja,
- budżet,
- rodzaj nieruchomości,
- powierzchnia,
- liczba pomieszczeń,
- termin,
- przeznaczenie nieruchomości,
- kryteria, z których klient nie chce zrezygnować.
Nie chodzi o liczbę zadanych pytań. Ważne jest to, czy agent potrafi wykorzystać uzyskane informacje do zawężenia dostępnych ofert.
Dobór propozycji
Duża baza nieruchomości nie oznacza, że każdą warto pokazać każdemu klientowi. Podczas rozmowy można więc zapytać: Jak decydował/a Pan/Pani, które oferty rzeczywiście warto przedstawić konkretnej osobie?
Odpowiedź pokazuje sposób podejmowania decyzji. Pozwala też sprawdzić, czy kandydat faktycznie pracował z potrzebami klientów, czy przede wszystkim przekazywał im gotowe propozycje.
Prezentacja to nie koniec pracy
Prezentowanie nieruchomości jest jednym z najbardziej widocznych elementów tej roli. Sama liczba przeprowadzonych spotkań niewiele jednak mówi o sposobie pracy. Warto sprawdzić zarówno przygotowanie, jak i działania podejmowane po prezentacji.
Przed spotkaniem
Agent powinien znać prowadzoną ofertę na tyle dobrze, aby poprawnie przekazać informacje należące do jego zakresu. Powinien też rozpoznawać sytuacje, w których odpowiedź wymaga dodatkowego sprawdzenia.
Można zapytać:
- co kandydat sprawdzał przed prezentacją,
- jak przygotowywał nieruchomość lub właściciela,
- jakich pytań spodziewał się od zainteresowanego,
- co robił, gdy nie znał odpowiedzi,
- jakie informacje chciał uzyskać podczas spotkania.
Po spotkaniu: feedback i kolejny krok
Brak natychmiastowej decyzji nie musi oznaczać zakończenia kontaktu. Agent może zebrać opinię klienta, ustalić powody braku zainteresowania, zaplanować następny kontakt albo zaproponować inną nieruchomość. Informacje z prezentacji mogą być również przydatne w dalszej rozmowie z właścicielem. W rekrutacji warto więc oceniać cały ciąg działań: przygotowanie, prezentację, feedback i kolejny krok.
Negocjacje pokazują rzeczywisty zakres samodzielności
Gdy strony chcą kontynuować rozmowy, pojawia się potrzeba uzgodnienia ceny, terminu wydania nieruchomości, wyposażenia oraz innych szczegółowych warunków transakcji. Rolą agenta jest moderowanie tego procesu i sprawny przepływ informacji, jednak nie oznacza to podejmowania decyzji w imieniu właściciela, kupującego czy najemcy.
Co kryje się za „prowadzeniem negocjacji”?
Stwierdzenie „prowadziłem negocjacje” jest zbyt ogólne, by na jego podstawie ocenić rzeczywisty zakres odpowiedzialności, poziom samodzielności i rolę kandydata w transakcji.
Podczas rozmowy warto ustalić:
- czego dotyczyły rozmowy,
- jakie stanowisko miała każda ze stron,
- kto określał granice możliwych ustępstw,
- jak kandydat przekazywał propozycje,
- co mógł zrobić samodzielnie,
- kiedy potrzebował decyzji klienta,
- jaki był rezultat.
Dzięki temu można odróżnić osobę faktycznie prowadzącą komunikację między stronami od kandydata, który jedynie uczestniczył w rozmowach.
Rozpisz odpowiedzialność zamiast pisać „kompleksowa obsługa”
W ogłoszeniach często pojawia się sformułowanie „kompleksowa obsługa transakcji”. Bez dodatkowego wyjaśnienia może jednak oznaczać bardzo różny zakres obowiązków. Przed rekrutacją lepiej rozpisać stanowisko etapami:
| Etap | Co trzeba ustalić? |
|---|---|
| Kontakt z właścicielem | kto pozyskuje kontakt i prowadzi pierwszą rozmowę |
| Rozpoczęcie współpracy | jaki jest udział agenta |
| Informacje i dokumenty | co agent zbiera lub sprawdza |
| Przygotowanie oferty | co wykonuje sam, a gdzie korzysta ze wsparcia |
| Publikacja | kto odpowiada za system i portale |
| Obsługa zainteresowanych | jaki zakres prowadzi agent |
| Prezentacje | kto je organizuje i prowadzi |
| Negocjacje | jaka jest rola agenta |
| Dalsze działania | które etapy pozostają po jego stronie |
| Zakończenie | w którym momencie kończy się jego odpowiedzialność |
Tak przygotowany zakres łatwiej przełożyć na wymagania, pytania rekrutacyjne i późniejszą ocenę doświadczenia.
CRM porządkuje oferty, klientów i kolejne działania
Agent może jednocześnie prowadzić właścicieli, nieruchomości, osoby zainteresowane oraz kolejne kontakty. CRM pomaga uporządkować historię tych relacji i status prowadzonych spraw. W biurze nieruchomości takim narzędziem może być np. ASARI CRM. Sama znajomość konkretnego systemu nie powinna jednak zastępować oceny sposobu pracy.
Podczas rekrutacji można zapytać:
- co kandydat zapisywał po rozmowie z właścicielem,
- jak oznaczał status oferty,
- jak łączył klientów z konkretnymi nieruchomościami,
- jak planował kolejne kontakty,
- co zapisywał po prezentacji,
- jak kontrolował sprawy wymagające działania.
Odpowiedzi pokazują organizację pracy znacznie lepiej niż samo stwierdzenie „znam CRM”. Wynik agenta bez kontekstu niewiele mówi
Nie ma jednego zestawu mierników odpowiedniego dla każdego stanowiska agenta. Inaczej można oceniać osobę samodzielnie pozyskującą większość ofert, a inaczej agenta pracującego głównie na nieruchomościach dostępnych już w bazie.
| Obszar | Co można mierzyć? |
|---|---|
| Pozyskiwanie ofert | liczbę nowych ofert przyjętych do prowadzenia |
| Rozpoczęte współprace | liczbę zawartych umów, jeśli należy to do zakresu stanowiska |
| Prezentacje | liczbę lub konwersję spotkań, jeżeli firma wykorzystuje taki miernik |
| Transakcje | liczbę zakończonych transakcji |
| Wynik finansowy | przychód z prowadzonych spraw, jeżeli firma tak mierzy rezultat |
| Konwersja | przejście pomiędzy określonymi etapami |
| Realizacja celu | wykonanie planu przypisanego do stanowiska |
Nie wszystkie wskaźniki muszą być używane jednocześnie. Miernik powinien odpowiadać obszarowi, na który zatrudniona osoba rzeczywiście ma wpływ. Sama liczba transakcji również wymaga kontekstu. Trzeba wiedzieć, skąd pochodziły oferty, jak szeroki był zakres kandydata i które zadania wykonywał samodzielnie. Wklejony Markdown
Jedna przeprowadzona transakcja może powiedzieć więcej niż całe CV
Liczba lat w branży i nazwy poprzednich stanowisk nie pokazują pełnego zakresu doświadczenia. Zamiast przechodzić przez CV punkt po punkcie, można poprosić kandydata o odtworzenie jednej konkretnej nieruchomości, przy której był zaangażowany od możliwie wczesnego etapu.
Pytanie może brzmieć: Proszę wybrać jedną nieruchomość, którą Pan/Pani prowadził/a. Jak trafiła do Pana/Pani i co wydarzyło się później?
Następnie warto ustalić:
- Skąd pochodził kontakt do właściciela?
- Kto rozpoczął rozmowę?
- Jak doszło do rozpoczęcia współpracy?
- Jaki był udział kandydata w przygotowaniu oferty?
- Kto przygotowywał materiały?
- Skąd pojawili się zainteresowani?
- Kto prowadził prezentacje?
- Co działo się po spotkaniach?
- Jaki był udział kandydata w negocjacjach?
- Które zadania wykonywały inne osoby?
- Jak zakończyła się sprawa?
- Za jaki rezultat odpowiadał kandydat?
Taka rozmowa pozwala jednocześnie sprawdzić samodzielność, rzeczywisty zakres odpowiedzialności i rezultat pracy.
Zadanie rekrutacyjne: właściciel chce sprzedać sam
Kandydat otrzymuje przykładową sytuację. Właściciel sam opublikował ofertę mieszkania. Podczas pierwszej rozmowy mówi: „Nie potrzebuję pośrednika. Ogłoszenie już mam i nie chcę ponosić dodatkowych kosztów.”
Zadaniem kandydata nie jest przekonanie właściciela do współpracy za wszelką cenę. Najpierw powinien zrozumieć jego sytuację i zdecydować, czy istnieje podstawa do dalszej rozmowy.
Zadanie dla kandydata
Poproś, aby przedstawił:
- pytania, które zada właścicielowi,
- informacje potrzebne mu o nieruchomości,
- sposób poznania dotychczasowych działań właściciela,
- reakcję na obiekcję dotyczącą kosztu usługi,
- sposób przedstawienia zakresu współpracy,
- proponowany następny krok,
- informacje, które zapisze po rozmowie.
Co warto oceniać?
Zwróć uwagę, czy kandydat:
- zaczyna od poznania sytuacji,
- nie proponuje rozwiązania przed zebraniem informacji,
- jasno wyjaśnia zakres swojej pracy,
- nie obiecuje ceny lub terminu sprzedaży bez podstaw,
- potrafi odpowiedzieć na obiekcję bez nadmiernej presji,
- proponuje konkretny kolejny krok,
- potrafi zakończyć rozmowę, jeżeli nie widzi podstaw do dalszej współpracy.
Ten case sprawdza rozmowę z właścicielem i pozyskanie oferty do pośrednictwa. Nie powtarza więc zadania zastosowanego przy Specjaliście ds. sprzedaży mieszkań, gdzie osią scenariusza był wybór lokalu z oferty dewelopera. W AI Power Recruiter taki scenariusz może być jednym z elementów formularza rekrutacyjnego. Odpowiedź można następnie oceniać według kryteriów przygotowanych dla konkretnego modelu pracy agenta.