Pracownik podczas rozmowy pożegnalnej mówi, że odchodzi ze względu na lepszą ofertę. Kilka miesięcy później podobny powód podaje kolejna osoba z tego samego zespołu. Obie rozmowy zostały przeprowadzone, ale zebrane informacje nie doprowadziły do żadnych działań.
Problem pojawia się wtedy, gdy exit interview staje się formalnością zamiast źródłem informacji o tym, co warto sprawdzić w organizacji. Dlatego przed przygotowaniem listy pytań dobrze zrozumieć, co może ograniczać wartość takiej rozmowy.
Czym jest exit interview?
Exit interview, czyli rozmowa wyjściowa, to spotkanie z osobą kończącą pracę w organizacji, prowadzone zwykle pod koniec zatrudnienia. Jego celem jest poznanie powodów odejścia oraz zebranie opinii o doświadczeniach pracownika związanych z pracą w firmie.
Nie jest to rozmowa oceniająca ani tzw. stay interview, czyli spotkanie prowadzone z osobą, która nadal pracuje w organizacji. W przypadku exit interview decyzja o odejściu została już podjęta, dlatego rozmowa służy przede wszystkim podsumowaniu doświadczeń pracownika.
Exit interview jest jednym z elementów szerszego procesu, jakim jest offboarding. Sama rozmowa nie zamyka współpracy – firma musi również uporządkować formalności, dostępy i przekazanie obowiązków.
Co może obniżać wartość exit interview?
Samo zadanie pytań nie gwarantuje, że firma otrzyma informacje, które pomogą jej lepiej zrozumieć przyczyny odejścia. Znaczenie mają warunki rozmowy oraz to, co później stanie się z zebranymi odpowiedziami.
Pracownik może odpowiadać ostrożnie
Odchodząca osoba nie zawsze chce szczegółowo opowiadać o problemach, których doświadczyła. Może zależeć jej na spokojnym zakończeniu współpracy, zachowaniu dobrych relacji albo uniknięciu konfliktu.
W efekcie odpowiedź może zatrzymać się na ogólnym uzasadnieniu, takim jak lepsza oferta finansowa. Powód finansowy może być prawdziwy, ale nie musi wyjaśniać wszystkich okoliczności decyzji o odejściu.
Wnioski nie prowadzą do działania
Nawet wartościowa informacja niewiele zmieni, jeśli po spotkaniu nie wiadomo, kto powinien się nią zająć. Jeśli uwagi dotyczą wynagrodzeń, organizacji pracy czy sposobu zarządzania, powinny trafić do osób odpowiedzialnych za te obszary. Bez ustalonego sposobu wykorzystania informacji exit interview może zakończyć się na zapisaniu notatki.
Jak przygotować exit interview?
Przed spotkaniem trzeba podjąć trzy podstawowe decyzje: kto poprowadzi rozmowę, kiedy się odbędzie i jakie pytania warto zadać.
Kto powinien prowadzić rozmowę?
Prowadzący powinien stworzyć warunki, w których pracownik może swobodnie opowiedzieć o swoich doświadczeniach.
Jeżeli rozmowa może dotyczyć relacji z bezpośrednim przełożonym, warto rozważyć udział osoby spoza tej relacji. Może to być przedstawiciel HR albo inna osoba, która nie była bezpośrednio zaangażowana w codzienną współpracę z pracownikiem. Najważniejsze jest to, aby rozmowa nie wywierała presji na wystawienie firmie pozytywnej oceny.
Kiedy przeprowadzić exit interview?
Rozmowę najlepiej zaplanować na moment, w którym decyzja o zakończeniu współpracy jest już podjęta, ale pracownik ma jeszcze czas na spokojne podsumowanie swojej pracy. Zbyt wczesny termin może przesunąć spotkanie w stronę rozmowy o pozostaniu. Z kolei odkładanie go do chwili, gdy pracownik zajmuje się już głównie formalnościami i zdawaniem sprzętu, może utrudnić spokojną wymianę informacji.
O co pytać podczas exit interview?
Lista nie musi być długa. Kilka otwartych pytań może wystarczyć, aby poznać perspektywę odchodzącej osoby i pogłębić najważniejsze wątki.
Przykładowe pytania:
- Co sprawiło, że zacząłeś rozglądać się za nową pracą?
- Co wcześniej musiałoby się zmienić, żebyś rozważył pozostanie w firmie?
- Czego najbardziej brakowało Ci w zadaniach, zespole lub sposobie zarządzania?
- Co poradziłbyś osobie, która przejmie Twoje obowiązki?
- Czy poleciłbyś znajomym pracę w naszej firmie? Dlaczego tak albo dlaczego nie?
Pytania powinny otwierać rozmowę, a nie prowadzić pracownika do z góry założonej odpowiedzi. Gdy pojawia się istotny temat, lepiej go pogłębić niż sztywno przechodzić do kolejnego punktu formularza.
Co zrobić z wnioskami po exit interview?
Pojedyncza opinia nie pokazuje jeszcze trendu. Powtarzające się sygnały pozwalają natomiast sprawdzić, czy problem może mieć szerszy charakter. Dlatego informacje z kolejnych rozmów warto zapisywać w sposób umożliwiający ich późniejsze porównanie. Następnym krokiem jest ustalenie, którego obszaru organizacji dotyczy dany sygnał i co trzeba zweryfikować.
Od sygnału do działania
W exit interview warto oddzielić sygnał od diagnozy. Wypowiedź pracownika wskazuje, co sprawdzić, ale sama nie przesądza o przyczynie problemu.
| Sygnał z rozmowy | Co sprawdzić? | Do jakiego obszaru wrócić? |
|---|---|---|
| „Obiecywano mi inny zakres zadań” | Treść ogłoszenia i ustalenia poczynione podczas rekrutacji | EVP i komunikacja rekrutacyjna – czy opis warunków odpowiada rzeczywistemu doświadczeniu pracy? |
| „Nie widziałem ścieżki rozwoju” | Jak wyglądały możliwości zmiany roli i awansu w danym zespole | Plany rozwojowe i rekrutacja wewnętrzna |
| Kilka osób wskazuje ten sam zespół | Obciążenie zespołu, sposób zarządzania i wcześniejsze odejścia | Zarządzanie zespołem i organizacja pracy |
Taki sposób pracy pozwala potraktować odpowiedź pracownika jako punkt wyjścia do weryfikacji, a nie gotową diagnozę sytuacji w firmie.
Co exit interview może powiedzieć o rekrutacji?
Szczególnie istotne mogą być odejścia osób zatrudnionych stosunkowo niedawno. Jeżeli pracownik wskazuje różnicę między tym, czego spodziewał się podczas rekrutacji, a późniejszym doświadczeniem pracy, warto wrócić do informacji zapisanych podczas naboru.
W AI Power Recruiter można wrócić do profilu kandydata, notatek oraz przebiegu jego rekrutacji. Zespół może zestawić te informacje z tym, co pracownik mówi podczas exit interview, i sprawdzić, czy między etapem naboru a późniejszym doświadczeniem pojawiła się rozbieżność. Ocena przyczyn i wyciągnięcie wniosków pozostają po stronie zespołu.
Dobrze przeprowadzone exit interview nie kończy się na zapisaniu odpowiedzi. Jego wartość pojawia się wtedy, gdy zebrany sygnał prowadzi do sprawdzenia konkretnego obszaru organizacji.