Pracownik kończy ostatni dzień pracy, oddaje laptop i żegna się z zespołem. Kilka dni później okazuje się jednak, że jego konto nadal jest aktywne, a część spraw nie ma nowego właściciela.
Problem pojawia się wtedy, gdy odejście pracownika jest traktowane jako zbiór niezależnych zadań. Offboarding porządkuje zakończenie współpracy i pomaga zaplanować działania, które trzeba wykonać przed odejściem pracownika, w jego ostatnim dniu oraz po zakończeniu pracy.
Czym jest offboarding?
Offboarding to uporządkowany proces zakończenia współpracy z pracownikiem. Obejmuje formalności, przekazanie obowiązków i wiedzy, odebranie dostępów oraz komunikację związaną z odejściem. Nie dotyczy wyłącznie zwolnienia. Proces jest potrzebny również wtedy, gdy pracownik sam składa wypowiedzenie, kończy mu się umowa albo przechodzi na emeryturę. Offboarding często zestawia się z onboardingiem pracownika. Pierwszy proces zamyka współpracę, drugi przygotowuje pracownika do jej rozpoczęcia.
Co wymaga uporządkowania przed odejściem pracownika?
Powód zakończenia współpracy wpływa na sposób działania, ale nie zmienia podstawowych obszarów, o które trzeba zadbać.
Formalności i rozliczenia
Ta część obejmuje dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, rozliczenia oraz zwrot mienia należącego do firmy. Poszczególne zadania powinny mieć przypisane osoby odpowiedzialne. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której część działań pozostaje niewykonana, ponieważ każda ze stron zakłada, że zajmie się nimi ktoś inny.
Dostępy, dane i sprzęt
Odejście pracownika wymaga przeglądu jego kont, skrzynki pocztowej, dostępów do dysków, systemów i innych narzędzi wykorzystywanych podczas pracy. Trzeba również rozliczyć sprzęt oraz pozostałe wyposażenie firmowe.
W AI Power Recruiter wyposażenie może być przypisane do konkretnego pracownika. Przy zakończeniu współpracy można więc sprawdzić, jaki sprzęt jest zapisany przy jego profilu i powinien zostać rozliczony.
System pozwala również kontrolować dostęp do danych kandydatów i funkcji systemu za pomocą grup i uprawnień. Można określić, jakie informacje widzi dany pracownik i do jakich funkcji ma dostęp. Przy offboardingu pozwala to uporządkować uprawnienia osoby, która kończy pracę w organizacji.
Ciągłość pracy po odejściu
Nie każdą wiedzę można znaleźć w dokumentacji. Pracownik może znać historię ustaleń z klientem, szczegóły projektu albo sposób działania procesu, którego sam był właścicielem. Dlatego przed odejściem trzeba ustalić, kto przejmie konkretną sprawę i jakie informacje są mu potrzebne do dalszego działania. Przy bardziej złożonych stanowiskach takie przekazanie wymaga czasu i nie powinno być odkładane na ostatni dzień.
Informacja dla zespołu i zakończenie relacji
Zmiana personalna wpływa również na osoby, które pozostają w organizacji. Zespół powinien wiedzieć, kiedy pracownik odchodzi oraz kto przejmuje jego rolę w bieżących sprawach. Osobną kwestią jest sposób pożegnania. Odchodzący pracownik zachowuje własną opinię o organizacji i może w przyszłości spotkać się z nią ponownie jako kandydat, klient czy osoba polecająca.
Jak powód odejścia wpływa na offboarding?
Te same elementy procesu mogą wyglądać inaczej w zależności od tego, w jakich okolicznościach kończy się współpraca. Największe różnice dotyczą zwykle czasu dostępnego na przekazanie pracy, momentu odebrania dostępów oraz sposobu komunikacji.
| Element | Odejście dobrowolne | Zwolnienie |
|---|---|---|
| Przekazanie pracy | Zwykle można zaplanować je na okres poprzedzający odejście | Czas na przekazanie może być krótszy |
| Dostępy | Mogą być odbierane zgodnie z harmonogramem zakończenia współpracy | Część dostępów może wymagać szybkiego odebrania |
| Komunikacja | Pracownik może uczestniczyć w informowaniu zespołu i klientów | Sposób i kolejność komunikacji częściej ustala firma |
Proces powinien więc uwzględniać również wariant, w którym na uporządkowanie spraw pozostaje niewiele czasu. Nie zmienia się cel offboardingu, ale zmienia się sposób jego przeprowadzenia.
Jak zaplanować offboarding w czasie?
Zamiast traktować offboarding jako listę zadań do wykonania ostatniego dnia, lepiej rozłożyć działania na kolejne momenty procesu. Ich dokładna kolejność może zależeć od organizacji i przyczyny odejścia.
Po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy
Najpierw trzeba ustalić datę odejścia oraz plan dalszych działań. Na tym etapie można wskazać osoby przejmujące projekty i określić, jakie informacje trzeba przekazać przed końcem współpracy. To również moment na zaplanowanie komunikacji do zespołu i – jeżeli jest potrzebna – do klientów lub partnerów.
Przed ostatnim dniem pracy
Kolejny etap służy przede wszystkim przekazaniu wiedzy. Powinny zostać uporządkowane otwarte sprawy, dokumenty, kontakty oraz ustalenia potrzebne osobom, które będą kontynuować pracę. W tym okresie można również przeprowadzić Exit Interview, czyli rozmowę podsumowującą z odchodzącym pracownikiem. Pozwala ona zebrać informacje o jego doświadczeniach ze współpracy oraz wychwycić obszary, które mogą wymagać poprawy.
W dniu zakończenia współpracy
Na ostatni dzień przypadają działania, których nie można zamknąć wcześniej. Firma finalizuje potrzebne formalności, rozlicza mienie oraz wykonuje zaplanowane zmiany w dostępach. Dokładny moment odebrania konkretnych uprawnień powinien wynikać z przyjętego planu i okoliczności zakończenia współpracy.
Po odejściu pracownika
Proces nie musi kończyć się wraz z jego ostatnim dniem. Po krótkim czasie można sprawdzić, czy wszystkie sprawy rzeczywiście mają nowych właścicieli i czy zespół ma informacje potrzebne do dalszej pracy. Jeżeli po odejściu nadal trzeba szukać ustaleń, kontaktów albo brakujących danych, jest to sygnał, że plan przekazania nie objął wszystkiego.
Po czym poznać, że proces offboardingu wymaga poprawy?
Nie każda luka jest widoczna podczas samego rozstania. Część problemów wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy zespół próbuje pracować bez osoby, która odeszła.
Po pierwszym przeprowadzeniu procesu
Nową procedurę najlepiej oceniać na podstawie jej działania. Pierwszy przeprowadzony według niej offboarding pokazuje, czy kolejność zadań jest praktyczna i czy zakres procesu jest kompletny. Braki można wtedy poprawić przed kolejnym odejściem.
Po zmianie narzędzi lub organizacji pracy
Proces powinien nadążać za środowiskiem, w którym pracuje firma. Nowy system może oznaczać kolejne konto lub uprawnienie, o którym trzeba pamiętać podczas zakończenia współpracy. Podobnie jest po zmianach w strukturze czy sposobie organizacji pracy. Dotychczasowa procedura może wtedy przestać odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi odejścia.
Gdy ten sam problem pojawia się kolejny raz
Powtarzająca się trudność jest sygnałem, że przyczyna może leżeć w samym procesie, a nie w pojedynczym przypadku. Jeżeli ten sam temat wraca przy kolejnych odejściach, procedurę lepiej zmienić niż za każdym razem naprawiać jego skutki.
Offboarding jest zakończony nie wtedy, gdy pracownik opuszcza firmę, ale wtedy, gdy organizacja może dalej sprawnie działać bez pozostawionych po nim otwartych spraw.