W małej firmie zwykle wiadomo, kto prowadzi daną rekrutację. Czasem wystarczy zapytać osobę siedzącą przy sąsiednim biurku. Przy kilku oddziałach, większym zespole i kilkunastu procesach prowadzonych jednocześnie taki sposób organizacji przestaje jednak wystarczać. Nie każdy użytkownik potrzebuje wtedy tego samego zakresu informacji.
Spis treści
- Co daje dobrze ustawiony dostęp w codziennej pracy?
- Co zobaczy nowa osoba po zalogowaniu?
- Widoczność i możliwość wprowadzania zmian to osobne ustawienia
- Zastępstwo bez udostępniania pozostałych rekrutacji
- Co sprawdzić przed przypisaniem użytkownika do grupy?
- Częsty błąd: rozszerzanie jednej grupy dla pojedynczej osoby
Dyrektor HR lub administrator systemu może potrzebować widoczności obejmującej całą organizację. Osoba odpowiedzialna za kilka oddziałów korzysta z danych wybranych jednostek, a lider zespołu z procesów prowadzonych przez jego pracowników. Rekruter pracuje przede wszystkim na przypisanych mu rekrutacjach i kandydatach. Dostęp nie wynika jednak automatycznie z nazwy stanowiska. W AI Power Recruiter administrator tworzy grupy uprawnień, konfiguruje ich ustawienia, a następnie przypisuje do nich użytkowników.
Co daje dobrze ustawiony dostęp w codziennej pracy?
Lider zespołu otwiera listę rekrutacji swojego oddziału. Zauważa, że kilka procesów od dłuższego czasu pozostaje na tym samym etapie. Dzięki szerszej widoczności może sprawdzić sytuację, ustalić przyczynę opóźnienia i zdecydować, czy zespół potrzebuje wsparcia albo innego podziału zadań. Nie musi przy tym edytować wszystkich procesów ani mieć możliwości ich usuwania. Do koordynowania pracy może wystarczyć mu wgląd w rekrutacje zespołu oraz możliwość przekazania wybranych procesów innej osobie.
To pokazuje dwie kwestie, które trzeba ustalić przy konfiguracji grupy: jakie dane widzi użytkownik i jakie działania może na nich wykonywać. Jedno i drugie wynika z grupy, a nie z konta konkretnej osoby.
Co zobaczy nowa osoba po zalogowaniu?
Nowy użytkownik zobaczy tyle, ile przewiduje grupa, do której został przypisany. Jej konfiguracja określa:
• dostępne moduły,
• działania możliwe do wykonania,
• zakres danych objętych poszczególnymi ustawieniami.
Do jednej grupy przypisuje się osoby wykonujące podobne zadania. Zmiana jej ustawień obejmuje więc wszystkich członków.
Gdy jedna osoba potrzebuje szerszego zakresu niż pozostali, rozszerzenie wspólnej konfiguracji może nie być właściwym rozwiązaniem. Zmiana objęłaby również pozostałych członków grupy.
Własne procesy, jeden oddział czy cała firma?
Przy większości uprawnień administrator wybiera jeden z czterech zakresów. Wskazuje on, jakiej części danych dotyczy konkretne ustawienie, na przykład widoczność lub edycja rekrutacji.
| Zakres wybrany dla uprawnienia | Co obejmuje? |
|---|---|
| Własnych | Dane, do których użytkownik został przypisany |
| Oddziału, do którego należy użytkownik | Dane z jednostki użytkownika objęte danym uprawnieniem |
| Wybranych oddziałów | Dane z jednostek wskazanych przez administratora |
| Wszystkich oddziałów | Dane ze wszystkich jednostek objęte danym uprawnieniem |
Zakres można zwiększać od danych przypisanych użytkownikowi po wszystkie oddziały. Wariant „wybranych oddziałów” pozwala natomiast wskazać konkretną listę jednostek, które mają zostać objęte danym uprawnieniem.
„Wszystkie oddziały” przy widoczności rekrutacji oznaczają dostęp do procesów z całej firmy. Nie otwierają jednak automatycznie pozostałych modułów ani dodatkowych działań. Sam poziom zakresu nie mówi jeszcze, co użytkownik może z tymi danymi zrobić.
Taka konstrukcja pozwala dopasować AI Power Recruiter zarówno do pracy niewielkiej agencji rekrutacyjnej, jak i organizacji prowadzącej procesy w wielu oddziałach. System może rozwijać się razem z firmą, bez zmiany podstawowej logiki zarządzania dostępem.
Widoczność i możliwość wprowadzania zmian to osobne ustawienia
Zakres konfiguruje się oddzielnie dla poszczególnych działań, a nie raz dla całego modułu. Użytkownik może więc widzieć rekrutacje ze wszystkich oddziałów, ale edytować wyłącznie procesy, do których został przypisany.
W przypadku rekrutacji oddzielnie ustala się:
• widoczność,
• dodawanie i edycję,
• przekazywanie innym użytkownikom,
• usuwanie,
• oznaczanie etapu procesu.
Podobny podział obowiązuje przy kandydatach i formularzach. Hiring manager uczestniczący w ocenie kandydata może potrzebować dostępu do jego profilu. Niekoniecznie potrzebuje jednak możliwości zmieniania danych, usunięcia kandydata czy przekazania go innej osobie.
Dzięki temu do procesu można włączyć osoby potrzebne do podjęcia decyzji. Nie trzeba im przy tym udostępniać wszystkich działań dostępnych osobie prowadzącej rekrutację. Nie każde uprawnienie wymaga określenia zakresu. Część funkcji można po prostu włączyć lub wyłączyć dla całej grupy. Osobno konfiguruje się również przekazywanie rekrutacji, co ma szczególne znaczenie podczas nieprzewidzianych nieobecności i innych zastępstw.
Zastępstwo bez udostępniania pozostałych rekrutacji
Przekazywanie rekrutacji ma własny zakres. Określa on, czy użytkownik może przekazywać:
- wyłącznie przypisane mu procesy,
- rekrutacje prowadzone w jego oddziale,
- procesy z wybranych jednostek,
- rekrutacje z całej organizacji.
Nieprzewidziana nieobecność osoby prowadzącej proces może wymagać szybkiego przekazania konkretnej rekrutacji innemu pracownikowi. Wcześniej trzeba sprawdzić, czy grupa, do której należy zastępca, zapewnia mu odpowiednią widoczność oraz możliwość edycji, zmiany etapów i wykonywania pozostałych potrzebnych działań.
Po przekazaniu zastępca może kontynuować pracę nad wskazanym procesem. Nie otrzymuje jednak dostępu do pozostałych rekrutacji prowadzonych przez nieobecną osobę.
Zastępca ma dostęp do materiałów potrzebnych do dalszej oceny kandydatów, takich jak CV, odpowiedzi z formularzy, dokumenty i notatki z rozmów. Dzięki temu może przejąć proces bez utraty zgromadzonego wcześniej kontekstu.
Co sprawdzić przed przypisaniem użytkownika do grupy?
Wybór grupy jest prostszy, gdy najpierw opisze się zadania danej osoby. Warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Czy użytkownik ma pracować na przypisanych mu procesach, danych swojego oddziału, wybranych jednostek czy wszystkich oddziałów?
- Czy powinien tylko przeglądać dane, czy również je edytować?
- Czy ma przekazywać rekrutacje lub kandydatów innym użytkownikom?
- Czy usuwanie danych należy do jego obowiązków?
Odpowiedzi pomogą ustalić, która z istniejących grup odpowiada obowiązkom użytkownika. Może się też okazać, że potrzebna jest nowa konfiguracja.
Częsty błąd: rozszerzanie jednej grupy dla pojedynczej osoby
Gdy jednemu użytkownikowi brakuje dostępu do określonej funkcji, najprostszym rozwiązaniem wydaje się rozszerzenie ustawień jego obecnej grupy. Zmiana obejmuje jednak również wszystkich pozostałych członków. Po kilku takich modyfikacjach cała grupa może otrzymać zakres, którego wcześniej potrzebowała tylko jedna osoba.
Lepszym rozwiązaniem może być utworzenie kolejnej grupy odpowiadającej szerszym obowiązkom. Dostęp do niej otrzymają wyłącznie przypisani użytkownicy, a ustawienia dotychczasowej grupy pozostaną bez zmian.
Dlaczego to nie tylko kwestia organizacji pracy?
Dane kandydatów powinny być dostępne dla osób, które potrzebują ich do wykonywania swoich zadań. Ograniczenie wglądu pomaga chronić poufność informacji i zmniejsza ryzyko nieuprawnionego dostępu. Sama konfiguracja systemu nie zastępuje jednak procedur ani pozostałych środków ochrony danych stosowanych w organizacji.
Zmiana obowiązków to moment na przegląd ustawień
Dobrze skonfigurowana grupa odpowiada aktualnym zadaniom użytkowników. Zakres obowiązków może się jednak zmienić. Pracownik awansuje, przechodzi do innego oddziału albo kończy zastępstwo. W takich sytuacjach warto ponownie sprawdzić, do której grupy powinien należeć użytkownik. Jeśli dotychczasowa konfiguracja nie odpowiada już jego zadaniom, należy zmienić przypisanie do grupy. Dotyczy to szczególnie zmiany oddziału, zakończenia zastępstwa lub rezygnacji z prowadzenia rekrutacji.
Zacznij pracę z AI Power Recruiter i dopasuj grupy uprawnień do sposobu pracy swojej organizacji.