Lejek rekrutacyjny – jak interpretować przejścia między etapami?

Do rekrutacji zgłosiło się 500 osób. Po preselekcji zostało 60 kandydatów, do rozmowy zaproszono 18, a dwie osoby otrzymały ofertę. Czy największym problemem jest niezakwalifikowanie większości zgłoszeń do kolejnego etapu? Na podstawie samych liczb nie da się tego stwierdzić.

Lejek rekrutacyjny wskazuje, gdzie zmienia się liczba uczestników procesu. Nie wyjaśnia jednak automatycznie przyczyny tej zmiany. Prawidłowa interpretacja wymaga ustalenia sposobu liczenia, rozróżnienia przyczyn zmian między etapami i porównywania rekrutacji prowadzonych na podobnych zasadach.

Czym jest lejek rekrutacyjny?

Lejek rekrutacyjny to ilościowy obraz przepływu kandydatów przez kolejne etapy procesu. Informuje, ile osób dotarło do danego punktu oraz jaki odsetek przeszedł dalej. W anglojęzycznych materiałach stosuje się również określenie recruitment funnel. W praktyce lejek może obejmować zgłoszenie kandydata, wstępną selekcję, rozmowę, przedstawienie oferty i zatrudnienie.

Zmniejszanie się liczby uczestników jest naturalną częścią selekcji. Niska konwersja nie musi więc oznaczać źle przeprowadzonej rekrutacji. Znaczenie wyniku zależy od celu danego etapu, jakości zgłoszeń i powodów zakończenia udziału poszczególnych osób.

Lejek nie jest tym samym co workflow

Workflow rekrutacyjny określa kolejność działań, odpowiedzialność zespołu i zasady przechodzenia do następnego kroku. Lejek przedstawia natomiast liczbę kandydatów przechodzących pomiędzy zaprojektowanymi etapami. Pierwszy porządkuje pracę, drugi pomaga analizować jej wyniki.

Najpierw ustal, co dokładnie liczysz

Wynik zależy nie tylko od liczby kandydatów, lecz także od przyjętej jednostki analizy. Przed wykonaniem obliczeń trzeba określić, jakie osoby, zdarzenia i okres obejmuje zestawienie.

Moduł raportowy AI Power Recruiter pozwala budować zestawienia na podstawie wybranych pól i filtrów. Tak przygotowane dane mogą posłużyć do analizy przepływu kandydatów, zależnie od konfiguracji procesu i raportu. Zespół musi wcześniej ustalić, które etapy, statusy i grupy osób mają zostać uwzględnione.

Kandydat, aplikacja czy udział w procesie?

Jedna osoba może wziąć udział w kilku rekrutacjach. Zależnie od celu analizy może zostać uwzględniona jako jeden kandydat albo jako kilka osobnych zgłoszeń przypisanych do konkretnych procesów.

W analizie jednej rekrutacji jednostką może być zgłoszenie przypisane do tego procesu. Przyjętą zasadę trzeba jasno określić i stosować konsekwentnie. W przeciwnym razie porównywane zestawienia mogą opierać się na innych jednostkach.

Obecny status czy etap osiągnięty w całym procesie?

Kandydat znajdujący się obecnie w finale wcześniej przeszedł przez preselekcję i rozmowę. Raport uwzględniający wyłącznie aktualny status odpowiada więc na inne pytanie niż zestawienie obejmujące całą drogę uczestnika.

Pierwszy widok informuje, gdzie kandydaci znajdują się dzisiaj. Drugi pozwala ustalić, ile osób dotarło do poszczególnych etapów podczas całej rekrutacji. Przed analizą trzeba sprawdzić, którą zasadę wykorzystuje raport.

Trwająca rekrutacja pokazuje wynik częściowy

Osoba oczekująca na rozmowę nie otrzymała jeszcze decyzji o zakwalifikowaniu dalej ani o zakończeniu udziału. Potraktowanie jej jak osoby, która nie przeszła etapu, może zaniżyć konwersję, mimo że decyzja nadal pozostaje otwarta.

Najłatwiej porównywać zakończone rekrutacje albo grupy kandydatów rozpoczynających proces w podobnym okresie. W innym przypadku wynik przedstawia stan przejściowy, a nie ostateczny rezultat naboru.

Jak liczyć konwersję między etapami?

Konwersja etapowa określa, jaki odsetek kandydatów z jednego etapu przeszedł do kolejnego.

Konwersja etapowa = liczba kandydatów, którzy przeszli dalej ÷ liczba kandydatów na wcześniejszym etapie × 100%

Jeżeli po preselekcji zostało 60 osób, a 18 z nich zaproszono na rozmowę, konwersja wynosi 30%.

Konwersja etapowa i całkowita odpowiadają na inne pytania

• Konwersja etapowa porównuje dwa sąsiednie punkty procesu, na przykład preselekcję i rozmowę. Przedstawia więc wskaźnik przejścia pomiędzy konkretnymi etapami.
• Konwersja całkowita odnosi wybrany punkt do początku lejka. Jeżeli z 500 aplikujących dwie osoby otrzymały ofertę, całkowita konwersja od aplikacji do oferty wynosi 0,4%.

Zdanie „konwersja wyniosła 30%” jest zatem niepełne. Trzeba wskazać, które etapy porównano i jaka liczba znalazła się w mianowniku.

Systemy mogą stosować różne reguły

Raporty mogą obliczać wartości według różnych zasad. Wynik dla danego etapu może być odnoszony do początku lejka albo wyłącznie do etapu bezpośrednio go poprzedzającego.

Różnice mogą dotyczyć również osób, które ominęły jeden z kroków, zostały cofnięte do wcześniejszego etapu albo zakończyły udział przed podjęciem kolejnej decyzji. Dlatego przed porównaniem dwóch zestawień trzeba sprawdzić, według jakich zasad zostały przygotowane.

Co może oznaczać brak przejścia do kolejnego etapu?

Zmniejszenie liczby osób między etapami może wynikać z różnych sytuacji. Część kandydatów nie została zakwalifikowana dalej, część zrezygnowała, przestała odpowiadać albo nie ukończyła zadania.

Umieszczenie wszystkich tych sytuacji w jednej kategorii utrudnia interpretację. Taka sama konwersja może oznaczać selekcję zgodną z przyjętymi kryteriami, rezygnacje kandydatów albo proces, w którym część decyzji jeszcze nie zapadła.

Ten sam wynik konwersji może oznaczać różne sytuacje

W każdym z poniższych przykładów 50 ze 100 kandydatów przeszło do kolejnego etapu. Identyczny wynik liczbowy nie oznacza jednak, że w każdym procesie wydarzyło się to samo.

Powody zakończenia udziału warto zapisywać na tyle szczegółowo, aby można było odróżnić decyzję firmy od decyzji kandydata. Osobno należy uwzględniać brak odpowiedzi, nieukończenie zadania oraz sytuacje, w których decyzja jeszcze nie zapadła.

Zakres statusów powinien odpowiadać złożoności procesu. Dane muszą jednak pozwalać odróżnić zakończony udział kandydata od rekrutacji, która nadal trwa.

Największy spadek nie zawsze oznacza największy problem

W początkowej części lejka liczba kandydatów może zmniejszyć się najbardziej. Przy szerokim naborze wiele zgłoszeń nie spełnia podstawowych wymagań. Niezakwalifikowanie dużej grupy podczas preselekcji nie musi więc świadczyć o nieskutecznym procesie.

Większej uwagi może wymagać sytuacja, w której kilku dobrze dopasowanych finalistów rezygnuje przed otrzymaniem oferty. Firma traci wtedy osoby, na których ocenę zespół poświęcił już czas.

Przy interpretacji trzeba uwzględnić:

• cel danego etapu,
• przyczynę zmiany liczby kandydatów,
• wielkość analizowanej grupy,
• wymagania stanowiska,
• powtarzalność wyniku.

Mała grupa daje niestabilne procenty

Jeżeli ofertę otrzymały dwie osoby, a jedna ją przyjęła, konwersja od przedstawienia oferty do jej przyjęcia wynosi 50%. Przy tak małej grupie pojedyncza decyzja zmienia rezultat o 50 punktów procentowych.

Taki pojedynczy wynik nie wystarcza do sformułowania ogólnego wniosku o problemie z ofertami. Więcej informacji daje porównanie kilku zakończonych procesów prowadzonych na podobne stanowiska.

Kiedy można porównywać dwa lejki?

Porównanie ma sens, gdy analizowane procesy mają podobną konstrukcję. Rekrutacja masowa i nabór na eksperckie stanowisko mogą różnić się liczbą zgłoszeń, sposobem pozyskania kandydatów oraz kryteriami przejścia.

Przed zestawieniem wyników warto sprawdzić, czy porównywalne są:

• stanowisko i poziom specjalizacji,
• źródło kandydatów,
• liczba i znaczenie etapów,
• zasady kwalifikowania dalej,
• okres analizy,
• jednostka przyjęta w raporcie,
• stopień zakończenia procesu.

Jeżeli jedna rekrutacja obejmowała rozmowę i ofertę, a druga dodatkowo test, zadanie oraz spotkanie finałowe, ich wyników nie należy zestawiać bez uwzględnienia tych różnic.

Dane historyczne organizacji mogą być bardziej użyteczne niż ogólny benchmark, szczególnie gdy dotyczą podobnych stanowisk i procesów prowadzonych według tych samych zasad.

Jakie błędy zniekształcają wynik?

Nawet poprawny wzór nie da użytecznej informacji, jeżeli dane wejściowe są niespójne. Najczęstsze problemy dotyczą powtórnego liczenia osób, zmian procesu oraz nieprecyzyjnych powodów zakończenia udziału.

Podwójne liczenie tej samej osoby

Kandydat może zostać cofnięty do wcześniejszego etapu, a później ponownie przejść dalej. Jeżeli każde przesunięcie zostanie potraktowane jak nowa osoba, liczba uczestników sztucznie wzrośnie. Reguła raportu powinna określać, czy liczone jest samo dotarcie do etapu, czy wszystkie wykonane przejścia.

Zmiana procesu w trakcie pomiaru

Dodanie zadania albo połączenie dwóch rozmów sprawia, że kandydaci z początku i końca analizowanego okresu uczestniczyli w innych procesach. Takie grupy warto rozdzielić albo oznaczyć moment wprowadzenia zmiany. Bez tego trudno ocenić, czy różnica wynika z zachowania kandydatów, czy z nowej konstrukcji rekrutacji.

Brak dokładnych powodów zakończenia udziału

Ogólny status zakończenia udziału nie wyjaśnia, dlaczego kandydat nie przeszedł dalej. Może obejmować decyzję firmy o niezakwalifikowaniu kandydata, jego rezygnację, brak odpowiedzi albo zamknięcie wakatu. Im mniej precyzyjne są dane, tym ostrożniejsza powinna być ich interpretacja. Raport nie odtworzy informacji, których wcześniej nie zarejestrowano.

Jeżeli zespół konsekwentnie stosuje te same etapy i statusy w AI Power Recruiter, łatwiej przygotować porównywalne zestawienia. Raport odzwierciedli jednak tylko informacje zapisane podczas prowadzenia procesu.

Jak sprawdzić, co oznacza spadek między etapami?

Spadek jest sygnałem do dalszej analizy, a nie gotową diagnozą. Zanim zespół zmieni kryteria lub przebieg rekrutacji, powinien sprawdzić cztery elementy:

1. kto został uwzględniony w obliczeniach,
2. ilu kandydatów firma nie zakwalifikowała dalej, ilu zrezygnowało, a ilu przestało odpowiadać,
3. czy w zestawieniu znajdują się kandydaci nadal oczekujący na decyzję,
4. czy podobny wynik występuje w zakończonych i porównywalnych procesach.

Pozostałe wskaźniki, takie jak czas, koszt czy skuteczność źródeł, należy analizować jako osobne metryki rekrutacyjne. Lejek służy przede wszystkim do ustalenia, gdzie nastąpiła zmiana i jakiej grupy dotyczyła.

Na początek wybierz dwa sąsiednie etapy i sprawdź, ile osób rzeczywiście przeszło dalej. Następnie oddziel decyzje firmy od rezygnacji kandydatów, braku odpowiedzi i sytuacji, w których decyzja jeszcze nie zapadła.

Zobacz, jak raporty AI Power Recruiter pomagają porządkować dane z prowadzonych rekrutacji.