Kandydat wpisuje w CV uko\u0144czon\u0105 uczelni\u0119, kwalifikacje i poprzednie miejsca pracy. Rekruter chce upewni\u0107 si\u0119, \u017ce te informacje s\u0105 prawdziwe. Czy mo\u017ce poprosi\u0107 o dyplom, sprawdzi\u0107 go w pa\u0144stwowym rejestrze albo zadzwoni\u0107 do poprzedniego pracodawcy?<\/p>\n\n\n\n
Polskie przepisy nie daj\u0105 pracodawcy og\u00f3lnego prawa do \u201eprze\u015bwietlenia\u201d kandydata. Pozwalaj\u0105 jednak weryfikowa\u0107 informacje potrzebne do oceny jego kwalifikacji i do\u015bwiadczenia. Zakres sprawdzenia, spos\u00f3b pozyskania danych i mo\u017cliwo\u015b\u0107 kontaktu z innymi podmiotami zale\u017c\u0105 od przepis\u00f3w.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Background screening<\/em>, nazywany r\u00f3wnie\u017c background check<\/em>, to sprawdzanie informacji o osobie ubiegaj\u0105cej si\u0119 o prac\u0119. Mo\u017ce obejmowa\u0107 wykszta\u0142cenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg zatrudnienia i referencje. W okre\u015blonych prawem przypadkach dotyczy tak\u017ce niekaralno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Kodeks pracy nie reguluje background screeningu jako osobnej procedury. Pracodawca musi wi\u0119c opiera\u0107 poszczeg\u00f3lne dzia\u0142ania na przepisach dotycz\u0105cych danych kandydat\u00f3w, a w razie potrzeby r\u00f3wnie\u017c na regulacjach w\u0142a\u015bciwych dla danego zawodu lub stanowiska. Znaczenie ma przy tym \u017ar\u00f3d\u0142o informacji \u2013 mo\u017cliwo\u015b\u0107 uzyskania dokumentu od kandydata nie zawsze uprawnia do jego dodatkowego sprawdzania u wystawcy.<\/p>\n\n\n\n Zakres danych wymaganych podczas rekrutacji zale\u017cy cz\u0119\u015bciowo od stanowiska, na kt\u00f3re aplikuje kandydat. Niekt\u00f3rych informacji mo\u017cna \u017c\u0105da\u0107 niezale\u017cnie od rodzaju pracy, natomiast pozosta\u0142e musz\u0105 by\u0107 niezb\u0119dne do wykonywania okre\u015blonych obowi\u0105zk\u00f3w. Art. 22\u00b9 Kodeksu pracy pozwala \u017c\u0105da\u0107 nast\u0119puj\u0105cych danych:<\/p>\n\n\n\n Trzech ostatnich kategorii mo\u017cna wymaga\u0107 tylko wtedy, gdy s\u0105 niezb\u0119dne do wykonywania pracy okre\u015blonego rodzaju lub na danym stanowisku. Przyk\u0142adowo, je\u015bli wykszta\u0142cenie nie ma znaczenia dla wykonywanych obowi\u0105zk\u00f3w, kandydat nie musi podawa\u0107 uko\u0144czonej uczelni tylko dlatego, \u017ce takie pole znajduje si\u0119 w formularzu rekrutacyjnym.<\/p>\n\n\n\n Jak przypomina Urz\u0105d Ochrony Danych Osobowych (UODO), pracodawca nie powinien r\u00f3wnie\u017c gromadzi\u0107 danych na zapas. Informacje przydatne w jednej rekrutacji nie musz\u0105 by\u0107 potrzebne w innej.<\/p>\n\n\n\n Kandydat udost\u0119pnia wymagane dane w formie o\u015bwiadczenia. Art. 22\u00b9 \u00a7 5 Kodeksu pracy pozwala jednak pracodawcy \u017c\u0105da\u0107 ich udokumentowania w zakresie niezb\u0119dnym do potwierdzenia tych informacji. Je\u017celi stanowisko wymaga wy\u017cszego wykszta\u0142cenia, odpowiednim dokumentem mo\u017ce by\u0107 dyplom. Uprawnienia zawodowe mo\u017cna natomiast potwierdzi\u0107 certyfikatem lub dokumentem wymaganym przepisami dotycz\u0105cymi danego zawodu.<\/p>\n\n\n\n Nie w ka\u017cdym przypadku konieczne jest zatrzymanie kopii. Czasem wystarczy okazanie dokumentu, a zakres jego dalszego przetwarzania powinien wynika\u0107 z potrzeb rekrutacji lub obowi\u0105zk\u00f3w prawnych.<\/p>\n\n\n\n Nie wszystkie informacje o kandydacie mo\u017cna sprawdza\u0107 w ten sam spos\u00f3b. Inne zasady dotycz\u0105 potwierdzania wykszta\u0142cenia, inne kontaktu z poprzednim pracodawc\u0105 czy sprawdzania niekaralno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Spos\u00f3b weryfikacji dyplomu zale\u017cy przede wszystkim od rodzaju dokumentu i mo\u017cliwo\u015bci potwierdzenia jego danych. W przypadku cz\u0119\u015bci dyplom\u00f3w wydanych przez polskie uczelnie mo\u017cna skorzysta\u0107 z Repozytorium Dyplom\u00f3w Elektronicznych (RDE). Repozytorium jest cz\u0119\u015bci\u0105 systemu POL-on i zosta\u0142o udost\u0119pnione produkcyjnie 30 czerwca 2026 r. Umo\u017cliwia sprawdzanie zarejestrowanych dokument\u00f3w, ale nie obejmuje wszystkich dyplom\u00f3w wydanych w Polsce.<\/p>\n\n\n\n Dyplom zarejestrowany w RDE mo\u017cna bezp\u0142atnie sprawdzi\u0107 na pa\u0144stwowej stronie dyplomy.nauka.gov.pl. Je\u015bli dokument ma identyfikator w repozytorium, do weryfikacji potrzebne s\u0105 ten identyfikator oraz imi\u0119 i nazwisko jego posiadacza. Bez identyfikatora nale\u017cy poda\u0107 dodatkowo m.in. nazw\u0119 uczelni, numer dyplomu i dat\u0119 uzyskania tytu\u0142u lub stopnia. Po pozytywnym sprawdzeniu mo\u017cna pobra\u0107 potwierdzenie w PDF.<\/p>\n\n\n\n Us\u0142uga obejmuje wy\u0142\u0105cznie dokumenty zarejestrowane w repozytorium. W 2026 r. uczelnie wydaj\u0105 dyplomy papierowe, a elektroniczne mog\u0105 wydawa\u0107 dodatkowo. Od 1 stycznia 2027 r. podstawow\u0105 form\u0105 ma by\u0107 dyplom elektroniczny, kt\u00f3ry ma tak\u0105 sam\u0105 moc prawn\u0105 jak papierowy i nie wymaga przedstawiania dodatkowego papierowego odpowiednika.<\/p>\n\n\n\n Brak pozytywnego wyniku w RDE nie oznacza automatycznie, \u017ce dyplom jest fa\u0142szywy. Przyczyn\u0105 mog\u0105 by\u0107 b\u0142\u0119dnie wpisane dane, brak dokumentu w repozytorium albo jego uniewa\u017cnienie. Przed wyci\u0105gni\u0119ciem wniosk\u00f3w warto sprawdzi\u0107 podane informacje i poprosi\u0107 kandydata o wyja\u015bnienie.<\/p>\n\n\n\n Dyplom\u00f3w papierowych, kt\u00f3re nie zosta\u0142y obj\u0119te RDE, nie mo\u017cna sprawdzi\u0107 za pomoc\u0105 tej us\u0142ugi. Pracodawca mo\u017ce poprosi\u0107 o przedstawienie dokumentu, ale samo to uprawnienie nie daje mu og\u00f3lnego prawa do otrzymywania informacji o absolwencie bezpo\u015brednio od uczelni. Przewidziano jednak zmian\u0119 tych zasad. Projekt ustawy przyj\u0119ty przez Rad\u0119 Ministr\u00f3w 6 pa\u017adziernika 2026 r. zak\u0142ada mo\u017cliwo\u015b\u0107 wyst\u0105pienia do uczelni o potwierdzenie danych z papierowego dyplomu w przypadku uzasadnionych w\u0105tpliwo\u015bci co do jego autentyczno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Wniosek mia\u0142by by\u0107 sk\u0142adany elektronicznie i wymaga\u0142by uzasadnienia. Uczelnia mia\u0142aby maksymalnie 30 dni na odpowied\u017a. Nowa procedura ma dotyczy\u0107 kandydat\u00f3w do pracy i os\u00f3b ju\u017c zatrudnionych, ale nie obejmie wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w wykonuj\u0105cych zadania wy\u0142\u0105cznie na podstawie um\u00f3w cywilnoprawnych. W pa\u017adzierniku 2026 r. jest to projekt, a nie obowi\u0105zuj\u0105ca procedura. Nowe uprawnienie b\u0119dzie mo\u017cna stosowa\u0107 dopiero po wej\u015bciu w \u017cycie odpowiednich przepis\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Przebieg wcze\u015bniejszego zatrudnienia mo\u017cna potwierdzi\u0107 dokumentami przedstawionymi przez kandydata, je\u015bli do\u015bwiadczenie jest niezb\u0119dne do wykonywania danej pracy. W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o prac\u0119 pomocne mo\u017ce by\u0107 \u015bwiadectwo pracy. Nie ka\u017cd\u0105 form\u0119 wsp\u00f3\u0142pracy dokumentuje si\u0119 jednak w ten spos\u00f3b. Przy innych rodzajach aktywno\u015bci zawodowej znaczenie mog\u0105 mie\u0107 dokumenty odpowiednie do charakteru wykonywanych zada\u0144.<\/p>\n\n\n\n Warto przy tym odr\u00f3\u017cni\u0107 potwierdzanie okresu zatrudnienia od oceny kompetencji. Sam dokument nie musi m\u00f3wi\u0107, jak kandydat radzi\u0142 sobie z obowi\u0105zkami. Wiedz\u0119 i umiej\u0119tno\u015bci mo\u017cna oceni\u0107 podczas rozmowy rekrutacyjnej albo za pomoc\u0105 zadania dopasowanego do wymaga\u0144 stanowiska. Prawo do udokumentowania przebiegu zatrudnienia nie stanowi natomiast podstawy do \u017c\u0105dania informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym lub poprzednich stosunkach pracy.<\/p>\n\n\n\n Kandydat do\u0142\u0105cza do CV referencje od poprzedniego pracodawcy. Czy rekruter mo\u017ce zadzwoni\u0107 pod podany numer, \u017ceby zapyta\u0107 o zakres obowi\u0105zk\u00f3w albo ocen\u0119 pracy? Samo otrzymanie referencji nie daje takiego uprawnienia. Zwraca na to uwag\u0119 UODO w materiale \u201eABC rekrutacji\u201d. Pracodawca mo\u017ce zapozna\u0107 si\u0119 z referencjami, ale sam fakt, \u017ce podano w nich dane kontaktowe poprzedniego pracodawcy, nie uprawnia do telefonowania do niego w celu uzyskania dodatkowych informacji o kandydacie.<\/p>\n\n\n\n Odr\u0119bnej oceny wymaga sytuacja, w kt\u00f3rej kandydat wyra\u017anie i dobrowolnie zgadza si\u0119 na okre\u015blony kontakt referencyjny. W takim przypadku trzeba uwzgl\u0119dni\u0107 cel i zakres pozyskiwania informacji oraz zasady, na jakich poprzedni pracodawca mo\u017ce je udost\u0119pni\u0107. Kontakt referencyjny nie powinien wi\u0119c przeradza\u0107 si\u0119 w nieograniczone zbieranie opinii o kandydacie.<\/p>\n\n\n\n Art. 22\u00b9a Kodeksu pracy dopuszcza przetwarzanie dodatkowych danych osobowych na podstawie zgody, z uwzgl\u0119dnieniem ogranicze\u0144 przewidzianych prawem. Zgoda musi by\u0107 dobrowolna, konkretna, \u015bwiadoma i jednoznaczna. Kandydat powinien wiedzie\u0107, jakie informacje maj\u0105 by\u0107 przetwarzane i w jakim celu. Odmowa lub wycofanie zgody nie mog\u0105 powodowa\u0107 negatywnych konsekwencji w rekrutacji.<\/p>\n\n\n\n Szczeg\u00f3lne zasady dotycz\u0105 danych wra\u017cliwych, np. informacji o zdrowiu lub przekonaniach religijnych. Art. 22\u00b9b Kodeksu pracy uzale\u017cnia mo\u017cliwo\u015b\u0107 ich przetwarzania na podstawie zgody od przekazania ich z inicjatywy kandydata. Innym przypadkiem s\u0105 informacje o wyrokach skazuj\u0105cych i czynach zabronionych. Ich przetwarzanie podlega odr\u0119bnym ograniczeniom, a sama zgoda nie wystarcza do dowolnego sprawdzenia niekaralno\u015bci. Niezale\u017cnie od rodzaju danych nale\u017cy przestrzega\u0107 zasad RODO, w tym ograniczenia celu i minimalizacji informacji.<\/p>\n\n\n\n Wyniki wyszukiwania, portale zawodowe i media spo\u0142eczno\u015bciowe mog\u0105 dostarcza\u0107 informacji o kandydacie. Ich publiczna dost\u0119pno\u015b\u0107 nie przes\u0105dza jednak o tym, czy pracodawca mo\u017ce je legalnie wykorzystywa\u0107. Znaczenie ma charakter \u017ar\u00f3d\u0142a i rodzaj informacji. Dane o kwalifikacjach opublikowane na profilu zawodowym mog\u0105 mie\u0107 zwi\u0105zek z rekrutacj\u0105, ale nie daje to og\u00f3lnego uprawnienia do gromadzenia ca\u0142ej jego zawarto\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Szczeg\u00f3lnej ostro\u017cno\u015bci wymagaj\u0105 informacje dotycz\u0105ce \u017cycia prywatnego, stanu zdrowia, przekona\u0144 czy relacji osobistych. Co do zasady nie powinny one s\u0142u\u017cy\u0107 ocenie przydatno\u015bci zawodowej. Trzeba r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107 o wiarygodno\u015bci \u017ar\u00f3d\u0142a. Nieaktualny profil albo wpis opublikowany bez wiedzy kandydata mo\u017ce prowadzi\u0107 do b\u0142\u0119dnych wniosk\u00f3w. Wykorzystanie takich danych wymaga zatem oceny podstawy prawnej, niezb\u0119dno\u015bci oraz ich rzetelno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Sprawdzenie niekaralno\u015bci wymaga szczeg\u00f3lnego przepisu prawa, kt\u00f3ry uprawnia lub zobowi\u0105zuje pracodawc\u0119 do pozyskania odpowiednich informacji. Nie mo\u017cna wi\u0119c \u017c\u0105da\u0107 za\u015bwiadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) od wszystkich kandydat\u00f3w tylko dlatego, \u017ce firma chce dodatkowo potwierdzi\u0107 ich wiarygodno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n Przyk\u0142adem szczeg\u00f3lnej regulacji jest ustawa z 12 kwietnia 2018 r. dotycz\u0105ca pozyskiwania informacji o niekaralno\u015bci w podmiotach sektora finansowego. Obejmuje ona okre\u015blone przypadki, a nie ka\u017cd\u0105 osob\u0119 ubiegaj\u0105c\u0105 si\u0119 o prac\u0119 w tej bran\u017cy. Przed rozpocz\u0119ciem weryfikacji trzeba ustali\u0107, czy dane stanowisko podlega odpowiednim przepisom, jaki zakres informacji mo\u017cna uzyska\u0107 i w jaki spos\u00f3b nale\u017cy to zrobi\u0107. Podobnie pytania o tocz\u0105ce si\u0119 post\u0119powania karne wymagaj\u0105 odr\u0119bnej podstawy prawnej. Sam udzia\u0142 w rekrutacji nie uprawnia do \u017c\u0105dania takich informacji.<\/p>\n\n\n\n Dobrze przygotowana weryfikacja zaczyna si\u0119 przed otrzymaniem pierwszych CV. Pozwala ustali\u0107 jednolite wymagania dla danego stanowiska, wybra\u0107 w\u0142a\u015bciwe dokumenty i unikn\u0105\u0107 przypadkowego zbierania danych. W praktyce warto przej\u015b\u0107 przez pi\u0119\u0107 krok\u00f3w:<\/p>\n\n\n\n Kandydat powinien otrzyma\u0107 informacje wymagane przez RODO, m.in. o administratorze, celach i podstawach przetwarzania oraz okresie przechowywania danych lub kryteriach jego ustalania. Po zako\u0144czeniu rekrutacji nale\u017cy ponownie oceni\u0107 potrzeb\u0119 zachowania dokument\u00f3w. Dochodzenie lub obrona roszcze\u0144 mo\u017ce w okre\u015blonych okoliczno\u015bciach uzasadnia\u0107 dalsze przetwarzanie, ale nie daje podstaw do bezterminowego przechowywania wszystkich aplikacji ani automatycznego wykorzystywania ich przy kolejnych naborach.<\/p>\n\n\n\n Jak prze\u0142o\u017cy\u0107 te zasady na codzienn\u0105 prac\u0119 rekrutera? Pomocna b\u0119dzie checklista, kt\u00f3ra pozwoli uporz\u0105dkowa\u0107 planowane sprawdzenia i wskaza\u0107 kwestie wymagaj\u0105ce dodatkowej oceny. Przygotowali\u015bmy bezp\u0142atny szablon z pytaniami kontrolnymi, tabel\u0105 do zaplanowania weryfikacji oraz miejscem na zapisanie decyzji i ustale\u0144 zespo\u0142u HR.<\/p>\n\n\n\nJakich informacji mo\u017cna wymaga\u0107 od kandydata?<\/h2>\n\n\n\n
\n
Kiedy mo\u017cna poprosi\u0107 o dokument?<\/h3>\n\n\n\n
Co mo\u017cna potwierdza\u0107 w rekrutacji?<\/h3>\n\n\n\n
Obszar<\/th> Co mo\u017cna zrobi\u0107?<\/th> Najwa\u017cniejsze ograniczenie<\/th><\/tr><\/thead> Wykszta\u0142cenie<\/td> Poprosi\u0107 o udokumentowanie wykszta\u0142cenia niezb\u0119dnego na stanowisku<\/td> Dodatkowa weryfikacja zale\u017cy od rodzaju dokumentu i dost\u0119pnej procedury<\/td><\/tr> Kwalifikacje zawodowe<\/td> Poprosi\u0107 o potwierdzenie wymaganych kwalifikacji lub uprawnie\u0144<\/td> Znaczenie mog\u0105 mie\u0107 przepisy dotycz\u0105ce konkretnego zawodu<\/td><\/tr> Do\u015bwiadczenie<\/td> Poprosi\u0107 o udokumentowanie niezb\u0119dnego przebiegu zatrudnienia<\/td> Nie oznacza to prawa do swobodnego zbierania informacji od by\u0142ych pracodawc\u00f3w<\/td><\/tr> Referencje<\/td> Zapozna\u0107 si\u0119 z dokumentem przekazanym przez kandydata<\/td> Sam dokument nie uprawnia do dodatkowego wywiadu z wystawc\u0105<\/td><\/tr> Niekaralno\u015b\u0107<\/td> Pozyska\u0107 informacje w przypadkach przewidzianych prawem<\/td> Konieczny jest odpowiedni przepis uprawniaj\u0105cy lub zobowi\u0105zuj\u0105cy do sprawdzenia<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Czy pracodawca mo\u017ce sprawdzi\u0107 dyplom?<\/h2>\n\n\n\n
Jak sprawdzi\u0107 dyplom w Repozytorium Dyplom\u00f3w Elektronicznych?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Jak sprawdzi\u0107 starszy papierowy dyplom?<\/h3>\n\n\n\n
Jak pracodawca mo\u017ce potwierdzi\u0107 do\u015bwiadczenie zawodowe kandydata?<\/h2>\n\n\n\n
Czy przekazane referencje uprawniaj\u0105 do kontaktu z ich wystawc\u0105?<\/h2>\n\n\n\n
Czy zgoda kandydata pozwala pozyska\u0107 dodatkowe dane?<\/h2>\n\n\n\n
Czy pracodawca mo\u017ce sprawdzi\u0107 kandydata w internecie?<\/h2>\n\n\n\n
Kiedy mo\u017cna sprawdzi\u0107 niekaralno\u015b\u0107?<\/h2>\n\n\n\n
Jak zaplanowa\u0107 background screening w HR?<\/h2>\n\n\n\n
\n
Checklista background screeningu \u2013 przygotuj weryfikacj\u0119 dla konkretnego stanowiska<\/h2>\n\n\n\n
Checklista HR: background screening kandydata<\/strong><\/h3>\n\n\n\n